תכנון שנתי בשעה

כשניהלתי חברה גדולה תהליך התכנון השנתי היה קריטי לסנכרון של תקציב, עובדים ומשקיעים, אבל מה שתמיד היה החלק החשוב ביותר בעיניי היה ההחלטה בתחילת התהליך על היעדים שנשיג השנה.

עסקים קטנים יותר ואנשים פרטיים לא מקפידים על הכנה של תוכנית, ובצדק, כי החיים דינמיים ואלוהים יודע, אבל ויתור על הגדרת היעדים השנתיים זה פספוס נוראי, כי זה הכלי הכי חשוב לשליטה בחיים שלך (או בעסק שלך), ושמירה על הפוקוס.

זה הסופ״ש האחרון של 2018, הזדמנות נהדרת לסדר את הראש לקראת 2019.

המטרה של התהליך היא ליצור 5 יעדים עיקריים שבעוד שנה אוכל להתגאות שהשגתי, ושלאורך השנה אוכל להתפקס על התקדמות בהם (אני אסביר איך בסוף).

קוראים לזה ״האבנים הגדולות״ ומי שלא יודע למה זה ההסבר הכי טוב זה הסרטון הזה.

אז איך עושים את זה יעיל וטוב?

הנה המתכון שלי:

3 דברים להכנה

1. אני מפנה שעה של שקט ומכין כוס קפה

2. מדפיס לי את הדף שלי, כי לעשות את זה על המחשב מקשה על הריכוז (אפשר גם עם דף ריק, אבל צרפתי לכם תבנית כללית שהכנתי).

3. מזכיר לעצמי שהמטרה היא לא לקבל החלטות הרות גורל, לעלות על רעיונות חדשים, או לקחת התחייבויות, אלא רק להתמקד בדברים שגם ככה צפים בראש, ולתת להם הכרה ומקום. אני לוקח אויר, ורץ על זה בכיף.

ולבישול:

10 דקות - הנושאים

אני רושם את הנושאים שבהם אני אישית מטפל. הכוונה לא לרשימה הארוכה של פרויקטים אלא לתחומים העיקריים שמרכיבים את האחריות שלי או משפיעים עלי. הדברים שבהם אני רוצה להצליח (אני מזכיר, מה שחשוב עולה לראש מהר, לא צריך לחפור).

זה מתחלק כמו כל דבר בצה״ל לשלושה תחומים:

ביזנס - מה שעושה לי כסף

למי שמנהל עסק זה יכול להיות נושאים כמו שיווק, מכירות, גיוס עובדים, מימון, התיעלות, תחום עסקי חדש וכד׳.

לשכירים זה יכול להיות גם הדברים שהוגדרו מלמעלה, אבל ביחוד הנושאים העיקריים שאתם תובילו ותייצרו בהם שינוי, כמו שיפור תהליך, הרחבה עסקית או הגעה לאבן דרך גדולה. כמובן שאפשר גם נושאים שנוגעים למקום שלכם בארגון כמו קידום, שינוי סמכויות וכד׳.

וגם אם יש נושאים כספיים אישיים שצריך לסדר - דירה, חסכונות, השקעות (כמה שיותר יותר טוב :)

יחסים - האנשים בחיים שלכם

בשלב הזה אנחנו רק רושמים אותם: האיש/ה, הילדים, המשפחה המורחבת החברים הטובים, מי שחשוב לכם בביזנס, הקהילה העסקית או החברתית.

אני, עצמי - התחומים שאני רוצה יותר מהם

לימודים, בריאות, כושר, תחביבים, איזון וזמן אישי. עופו על זה.

30 דקות - יעדים

זה בעיקרון  3 * 10 דקות לכל תחום, אבל הביזנס לוקח יותר אז תתחילו דוקא הפוך מעצמכם, שם זה יותר קל, ואז היחסים והביזנס בסוף. נצלול לכל נושא ונשאל את עצמנו שתי שאלות:

1. האם שינוי בנושא הזה באמת יעשה שינוי דרמטי בחיי, בשורה התחתונה? אם לא אז זה לא אומר שלא נטפל בו, אבל הוא לא יהיה בטופ.

2. אם הוא כן ״אבן גדולה״ - מה התוצאה הרצויה בסוף השנה? כמה שנגדיר יותר מדויק את התוצאה יהיה לנו יותר קל להגדיר את הפרויקטים שמקדמים אליה, אבל אמרנו שאנחנו רק רושמים את מה שאנחנו כבר יודעים אז תרדו רק לרמה שבא אתם מרגישים נח. למשל בנושא של הגדלת מכירות: התוצאה יכולה להיות ״20% יותר לקוחות״, או ״למכור לכל לקוח 20% יותר״, או ״להעלות מחיר ב 20% למה שאני כבר מוכר״. אבל אם אני לא יודע עדיין איך אגדיל את המכירות אז מספיק להגדיר ״הגדלת מכירות ב 20%״.

10 דקות - בחירה

עוברים על הרשימה ובוחרים את החמישיה שלי (אפשר בין 3 ל 7, מה שמרגיש לכם נכון). זה לא אומר שרק את זה תעשו, זה אומר שזה יהיה הפוקוס שלכם השנה, מה שבטוח תעשו, וכל השאר יכנס רק אם יהיה זמן.

עכשיו נשארו לכם 10 דקות…

האמת שתיחמנתי ואת המטרה שהגדרנו כבר השגנו.

מי שרוצה שיבהה בקיר 10 דקות ויהרהר, זה חוויה שאנחנו לא מרשים לעצמנו מספיק, ומי שרוצה יכול לעשות את התכנון החודשי הראשון שלו. כן, זה לוקח 10 דקות.

אז הנה הבונוס:

תכנון חודשי

עוברים על כל יעד שנתי, ומחליטים מה יקרה תוך חודש. פה אנחנו לא מדברים ברמת התוצאה, אלא ברמת העשייה. יש לכם 5 יעדים אז זה 2 דקות לכל יעד, להחליט מה המינימום שאתם מבטיחים שתעשו החודש בנושא. כדאי גם לשים כבר ביומן.

את זה עושים בסוף כל חודש ואם תעשו 12 פעולות בדרך לכל יעד השנה, אני מבטיח שתהיו גאים עוד שנה.